LEGAL OFFICE vous assure simplicité, rapidité et garantie du traitement minutieux de votre demande de légalisation ou apostille d’une facture proforma.
Qu’est-ce qu’une facture proforma ?
Une facture proforma est un document comptable qui constate les conditions de vente de biens ou de services, elle est obligatoire pour toutes les ventes entre professionnels (biens ou prestations de service). Elle matérialise, à défaut de contrat, l’accord intervenu et sert à établir les déclarations d’exportation, d’importation, les titres de transport, la valeur en douane, les certificats, les licences… Il n’existe qu’un seul original d’une facture proforma et autant de copies que nécessaire. Celles-ci doivent avoir le même numéro que l’original et porter la mention « copie ».
En France, la facture proforma doit obligatoirement être rédigée en français. Cependant, les entreprises qui travaillent à l’international peuvent la libeller dans une autre langue. Si elle est rédigée en langue étrangère, les services fiscaux peuvent en demander une traduction certifiée, en cas de contrôle. La facture proforma doit répondre aux exigences de la législation française et communautaire mais parfois aussi à celles du pays de l’acheteur.
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A quoi sert la légalisation ou apostille d’une facture proforma ?
On est souvent amené à présenter des documents comme une facture proforma dans d’autres pays auprès de différents organisme comme une entreprise, une école ou une autorité. Ces pays exigent des garanties quant à l’authenticité et la conformité de ces documents. L’authentification des signatures et des tampons passe obligatoirement par :
- Une formalité nommée « apostille » (dans le cas des pays faisant partie de la convention de la Haye).
- Une autre procédure « légalisation » auprès du ministre des affaires étrangères ensuite auprès des services consulaires des ambassades des pays destinataires des documents.
- Une dispense de toute démarche de légalisation ou apostille.
Qu’est-ce qu’une légalisation d’une facture proforma ?
C’est la formalité par laquelle est attestée la véracité de la signature, la qualité en laquelle le signataire de l’acte a agi et l’identité du sceau dont cet acte est revêtu.
Selon le type de document (statuts, certificat d’origine, facture proforma, pouvoir,…) et la réglementation du pays concerné, la procédure inclura l’authentification auprès :
- D’un notaire, d’une mairie, ou autre administration publique.
- Puis la chambre de Commerce et de l’Industrie (CCI),
- Ensuite le Ministre des Affaires Etrangères (MAE),
- Enfin la légalisation auprès de l’ambassade du pays concerné.
Qu’est-ce qu’une apostille d’une facture proforma ?
Une apostille est un certificat qui authentifie l’origine d’un acte public.
Afin de produire un document comme une facture proforma dans un pays étranger à celui où il a été produit, il faut généralement faire légaliser ce document, c’est-à-dire recourir à toute une chaîne d’authentifications et de fonctionnaire du pays de départ et du pays ciblé.
Autrement dit, le processus peut parfois être long. Pour simplifier ces démarches, un grand nombre de pays ont signé en 1961 le traité de la Convention de la Haye ou Convention Apostille qui permet de réduire le processus d’authentifications à une formalité unique : l’émission d’un certificat d’authentification, la fameuse apostille.
Qui demande la légalisation ou apostille d’une facture proforma ?
La légalisation ou apostille d’une facture proforma est une formalité exigée par l’autorité étrangère destinataire de document, sauf en cas de convention en matière de certification (légalisation, apostille ou dispense de toute démarche de légalisation ou apostille) avec le pays concerné.
Pour toute question, appelez-nous au + 33 (0)1 42 56 32 32
LEGAL OFFICE permet aux entreprises de déléguer l’ensemble des démarches nécessaires à la légalisation ou apostille d’une facture proforma auprès de :
MairieCour d’AppelChambre de Commerce et d’Industrie - Île de France (CCI)
Chambre de commerce Franco-arabe (CCFA)
Ministère des Affaires Etrangères (MAE)
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